Sekretariatsservice & virtuelles Sekretariat
Ein Sekretariat, das mitdenkt – ohne eigenes Personal.
Anrufannahme, Terminanfragen, Rückrufe, Bestellungen: Unser Sekretariatsservice hält Ihnen den Rücken frei. Sie definieren, was wir erfassen – wir liefern jede Information strukturiert.
- Keine Personalkosten, keine Ausfälle
- Individuelles Erfassungsformular
- Sekundengenau abgerechnet
- Monatlich kündbar
Mehr als Anrufannahme
Ihr Vorzimmer – professionell besetzt.
Eine eigene Sekretärin kostet Gehalt, Arbeitsplatz und Verlässlichkeit bei Urlaub oder Krankheit. Ein virtuelles Sekretariat kostet nur dann, wenn es arbeitet: Sie zahlen eine kleine Grundgebühr und sekundengenaue Gesprächszeit – und bekommen dafür eine Assistenz, die sich mit Ihrem Firmennamen meldet, Ihre Vorgaben kennt und rund um die Uhr abnimmt.
Das Herzstück ist Ihr individuelles Anrufformular: Sie legen fest, welche Angaben wir bei jedem Gespräch erfassen – vom Rückrufwunsch bis zur Bestellnummer. Dazu hinterlegen Sie Hinweise für Ihre Assistenz (Öffnungszeiten, Vertretungen, Standardantworten), damit Anrufer sofort eine kompetente Auskunft bekommen.
Terminanfragen erfassen
Wunschtermin, Anliegen und Rückrufnummer landen strukturiert bei Ihnen – Sie bestätigen mit einem Anruf oder einer Mail.
Rückruf-Management
Wer soll wann zurückgerufen werden? Ihre Notizen sind nach Dringlichkeit sortierbar – nichts geht unter.
Bestell- & Anfrageaufnahme
Wir nehmen Bestellungen und Anfragen mit genau den Feldern auf, die Ihr Prozess braucht.
Ihr Briefing, unsere Antworten
FAQ, Preise, Abwesenheiten: Ihr hinterlegtes Wissen liegt dem Team bei jedem Anruf vor.
Alles dokumentiert
Jede Notiz per E-Mail, im Dashboard und als PDF – mit vollständiger Historie.
DSGVO & AV-Vertrag
Auftragsverarbeitung inklusive, Daten in Deutschland, Zugriff nur für Sie.
FAQ
Häufige Fragen zum Sekretariatsservice
Was macht ein Sekretariatsservice genau?
Ein Sekretariatsservice übernimmt die klassischen Vorzimmer-Aufgaben, ohne dass Sie Personal einstellen: Anrufe annehmen, Anliegen aufnehmen, Terminanfragen und Rückrufwünsche erfassen, Bestellungen oder Anfragen dokumentieren. Sie erhalten alles strukturiert als Notiz – und behalten die Kontrolle.
Worin unterscheidet sich das virtuelle Sekretariat von einer Sekretärin vor Ort?
Vor allem in den Kosten und der Flexibilität: Statt Gehalt, Urlaub und Krankheitstagen zahlen Sie eine kleine Grundgebühr plus sekundengenaue Gesprächszeit. Das virtuelle Sekretariat ist nie krank, macht keinen Urlaub – und skaliert mit, wenn es bei Ihnen voller wird.
Kann der Service Termine direkt in meinen Kalender eintragen?
Wir erfassen Terminwünsche mit allen Details (Wunschtermin, Anliegen, Rückrufnummer) in Ihrem Anrufformular – Sie bestätigen den Termin dann selbst. So behalten Sie die Hoheit über Ihren Kalender. Eine direkte Kalender-Integration ist in Planung.
Welche Angaben nimmt das Sekretariat bei einem Anruf auf?
Das bestimmen Sie: In Ihrem Dashboard legen Sie die Felder fest – zum Beispiel Name, Firma, Rückrufnummer, Anliegen, Terminwunsch oder eigene Felder wie Kundennummer. Wir erfassen exakt diese Angaben, bei jedem Anruf.
Ist der Sekretariatsservice DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), alle Daten liegen auf Servern in Deutschland und Anrufnotizen sind ausschließlich für Sie einsehbar.
Passt dazu
So holen Sie noch mehr heraus.
Ihr Sekretariat startet heute.
Registrieren, Formular anpassen, Anrufe umleiten – fertig.
In wenigen Minuten startklar · Monatlich kündbar · Sekundengenau